Deelnamevoorwaarden What if Lab: Onbeperkt Meedoen

Artikel 1: Doel
1.1.
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (“VWS”) organiseert in samenwerking met Dutch Design Foundation (“DDF”) een zogenoemd What if Lab waarin deelnemers de mogelijkheid wordt geboden ontwerpen te maken voor de door VWS geformuleerde opgave.
1.2. What if Lab is een door DDF ontwikkeld initiatief dat ontwerpers verbindt aan ontwerpvragen vanuit overheden, bedrijfsleven of instellingen. Professionele ontwerpers en architecten worden door DDF uitgenodigd in een openbare oproep om zich in te schrijven voor het What If Lab en vervolgens aan de opdrachtgever voorgesteld.
1.3. Het doel van dit What if Lab: Hoe kunnen we drempels bij winkelbezoek wegnemen voor mensen met een beperking, waarbij de oplossing bijdraagt aan een positieve winkelervaring voor iedereen?
1.4. Uit de inschrijvingen voor What if Lab: Onbeperkt Meedoen worden vijf ontwerpers geselecteerd om deel te nemen (de “Deelnemers” of “Deelnemer”). Deelnemers wordt gevraagd een ontwerp te leveren toegespitst op deze opgave op basis van de informatie uit de briefing en aan de hand van de speciaal hiervoor georganiseerde masterclass op 25 augustus. 


Artikel 2: Inschrijving
2.1.
Ontwerpers en ontwerpbureaus kunnen zich inschrijven voor het What if Lab: Onbeperkt Meedoen (hierna: What If Lab) via het daarvoor bestemde inschrijfformulier. In het formulier wordt hen gevraagd een motivatie voor deelname te geven en minimaal 3, maximaal 5 relevante beelden uit hun portfolio te uploaden met bijbehorende uitleg.
2.2. Inschrijving voor deelname aan het What if Lab is mogelijk tot 9 augustus 23:59 via https://dutchdesignfoundation.typeform.com/to/AJANBWta. Vragen kunnen worden gericht aan info@whatiflab.nl. 
2.3. Uit de inschrijvingen worden vijf ontwerpstudio’s geselecteerd als deelnemer aan het What if Lab. VWS behoudt zich het recht voor om minder dan vijf ontwerpstudio’s te selecteren voor het What if Lab.

Artikel 3: Deelname
3.1.
Deelnemers maken een ontwerp voor de hiervoor onder 1.3. vermelde door VWS aangedragen opgave.
3.2. Op deelname zijn deze deelnamevoorwaarden van toepassing. Door deel te nemen aan het What if Lab gaan Deelnemers akkoord met deze deelnamevoorwaarden.
3.3. DDF nodigt ontwerpers in een open oproep uit om zich in te schrijven voor het What if Lab en draagt deze inschrijvingen vervolgens voor aan VWS.
Voor Fase 1 van het What If Lab selecteert VWS, in overleg met INretail, MKB Nederland, Hema, Ieder(in) en DDF, maximaal vijf deelnemers om een concept te ontwikkelen. Deze vijf deelnemers ontvangen ter compensatie van de door hen gemaakte uren de in artikel 6.2 van deze deelnamevoorwaarden gespecificeerde vergoeding.
Voor Fase 2 van het What If Lab wordt uit de vijf Deelnemers twee Deelnemers geselecteerd om zijn/haar concept verder te ontwikkelen. Deze Deelnemer(s) ontvangen voor de realisatie van een prototype, scenario, model of andersoortige visualisatie de in artikel 6.3 van deze deelnamevoorwaarden gespecificeerde vergoeding. VWS behoudt zich het recht voor om met minder dan twee Deelnemers Fase 2 in te gaan als VWS tot de conclusie komt dat er minder dan twee concepten voor VWS een passende oplossing biedt op voorgelegde opgave.
3.4. DDF verzorgt een schriftelijke briefing voor de Deelnemers. De briefing zal worden toegelicht in de door VWS en DDF georganiseerde masterclass op 25 augustus waarbij vertegenwoordigers van INretail, MKB Nederland, Hema, Ieder(in) aanwezig zullen zijn.
3.5. VWS behoudt zich het recht voor om een Deelnemer geheel uit te sluiten van deelname aan het What if Lab indien niet aan alle voorschriften en verplichtingen zoals uitgelegd in de briefing, tijdens de masterclass op 25 augustus en deze deelnamevoorwaarden wordt voldaan.
3.6. VWS heeft het recht om het What if Lab, op ieder moment te beëindigen of onderbreken. VWS zal in dat geval DDF en de betrokken Deelnemers onverwijld hierover informeren. In geval van beëindiging of onderbreking van het What if Lab voor of op de conceptpresentaties tijdens Dutch Design Week, is VWS gehouden om de in art. 6.1 en 6.2 vermelde bedragen te voldoen aan DDF en is DDF gehouden om de in art. 6.1. en 6.2 vermelden bedragen te betalen aan de Deelnemers en blijft het intellectuele eigendomsrecht van de ontwerpen bij de desbetreffende Deelnemers; in geval van beëindiging of onderbreking van het What if Lab voor of op 17 december is VWS gehouden om het in art. 6.4 vermelde bedrag te voldoen aan DDF en is DDF gehouden om het in art 6.4 vermelden bedrag te betalen aan de Deelnemers en blijft het intellectuele eigendomsrecht van de ontwerpen bij de desbetreffende Deelnemers.


Artikel 4: Ontwerpen
4.1.
Ieder ontwerp dient te voldoen aan de voorwaarden die schriftelijk zijn vermeld in de briefing en die worden toegelicht en besproken tijdens de bijeenkomst op 25 augustus.
4.2. VWS en/of partners INretail, MKB Nederland, Hema zijn niet verplicht de geselecteerde ontwerpen van het What if Lab te gebruiken en/of in productie te nemen.

Artikel 5: Selectie
5.1.
De conform artikel 3.1 en 3.2 aangedragen ontwerpen worden beoordeeld door een commissie bestaande uit medewerkers van VWS, INretail, MKB Nederland, Hema, Ieder(in) ervaringsdeskundigen, een vertegenwoordiger van DDF en een externe onafhankelijke ontwerper. Deze commissie gaat na of een ontwerp voldoet aan de in de briefing bekendgemaakte criteria en beslist aan de hand van de presentaties en de eerdere gesprekken tijdens het What if Lab traject of VWS een of meerdere concepten binnen het What if Lab verder door zou willen ontwikkelen.
5.2. De jury komt samen tijdens Dutch Design Week (datum nader te bepalen) om de presentaties van de vijf Deelnemers te beoordelen. De jury zal twee Deelnemers selecteren voor Fase 2 van het What If Lab, het vervolgtraject.
5.3. De beslissing van de jury is bindend. Alle Deelnemers zullen op de hoogte worden gesteld van de uitslag naar aanleiding van de presentaties voor What if Lab. Over de uitslag kan niet worden gecorrespondeerd.
5.4. VWS behoudt zich het recht voor om bij onvoldoende concepten van goede kwaliteit minder dan twee Deelnemers te selecteren voor Fase 2 van het What if Lab.

Artikel 6: Honorarium
6.1.
De vijf geselecteerde Deelnemers ontvangen van VWS ieder een bedrag van € 750,- ex. BTW inclusief reiskosten voor het bijwonen van de masterclass.
6.2. Voor de tussentijdse bijeenkomsten zoals beschreven in de briefing, ontwikkelen van een concept, te presenteren voor de jury tijdens Dutch Design Week (datum nader te bepalen) staat een vergoeding van 2500,- ex BTW.
6.3. De Deelnemer(s) die geselecteerd wordt/worden voor Fase 2, te weten het uitwerken van het concept tot ontwerp met uitgewerkte visualisatie (de vertaling van concept naar concreet ontwerp door middel van een uitwerking hiervan in bijvoorbeeld een prototype, model, 3d animatie of video, biedt VWS een vergoeding van € 7.500,- ex. BTW. Deze vergoeding is ter compensatie van de gemaakte uren, eventuele reiskosten naar bijeenkomsten en maak/materiaalkosten ter voorbereiding van de presentatie op 17 december
6.4. De geselecteerde Deelnemers dienen terzake van de in artikelen 6.1, 6.2 en 6.3 genoemde vergoedingen een factuur op te maken en deze per mail te sturen aan DDF en wel aan het mailadres administration@dutchdesignfoundation.com
6.5. VWS en DDF zullen zich inspannen om publicitaire aandacht te genereren rondom de geselecteerde ontwerpen. Zij zullen daarbij altijd de namen van de geselecteerde ontwerpers noemen. Deelnemers zijn in redelijkheid beschikbaar voor promotionele activiteiten gericht op de (vak)pers.


Artikel 7: Intellectueel eigendom
7.1.
De intellectuele eigendomsrechten (“IE”) en de auteursrechten van de conceptontwerpen tijdens Dutch Design Week (datum nader te bepalen) niet geselecteerd worden door de jury om verder te ontwikkelen, blijven volledig in handen van de betreffende Deelnemers. VWS krijgt een kosteloos, niet-exclusief gebruiksrecht voor niet-commerciële doeleinden (publiciteitsdoeleinden), waarvan gebruik mag worden gemaakt na het informeren van de betreffende Deelnemer. Ook dient er altijd te worden gezorgd voor naamsvermelding. Voor de partners van VWS, te weten INretail, MKB Nederland en Hema geldt dat ook zij, op verzoek, een kosteloos, een niet-exclusief gebruiksrecht voor niet-commerciële doeleinden (publiciteitsdoeleinden) kunnen verkrijgen waarvan gebruik mag worden gemaakt na het informeren van de betreffende Deelnemer. Een dergelijk verzoek kan schriftelijk worden gestuurd naar: info@whatiflab.com.
7.2. Voor de concepten die op tijdens Dutch Design Week (datum nader te bepalen) wel worden geselecteerd om in Fase 2 verder te ontwikkelen, zijn met betrekking tot de deelnamevoorwaarden intellectuele eigendomsrechten, waaronder de auteursrechten nieuwe afspraken van toepassing, gespecificeerd in de artikelen 7.3 t/m 7.4.
7.3. De Deelnemer verklaart, voor zover bekend en voor zover in redelijkheid van haar verwacht mag worden, als maker van het concept de uitsluitend rechthebbende te zijn van alle IE-rechten op ieder in het kader van de opdracht door de Deelnemer voor VWS ontwikkeld of aan VWS ter beschikking gesteld concept. De Deelnemer verklaart en garandeert dat de Deelnemer de originele bedenker en maker is van het concept. Na voltooiing van het concept draagt de Deelnemer, hierbij alvast bij voorbaat de toepasselijke IE-rechten over aan VWS, zodat VWS vrij is om het concept te gebruiken zonder verdere overeenkomst met de Deelnemer en op kan treden tegen derden die inbreuk maken op deze rechten. Deze overdracht omvat geen uitvindingen, knowhow of andere IE-rechten die de Deelnemer heeft verworven voorafgaand of tijdens de ontwikkeling van het concept voor VWS en die niet karakteristiek zijn voor de esthetische kenmerken van het concept. De Deelnemer behoudt deze rechten en kan deze voor toekomstige werken en productontwikkeling gebruiken, voor zover dit gebruik niet concurreert met het concept. Als gevolg van deze overdracht is VWS onbeperkt gerechtigd voornoemde rechten te exploiteren, op welke wijze heden of in de toekomst bekend, zulks met inachtneming van de vergoedingen als genoemd in de artikelen 6.1, 6.2, 6.3 van deze deelnemingsvoorwaarden.
7.4. Met de overdracht van IE-rechten verkrijgt VWS ook het recht de uitkomsten van Fase 2 van het What if Lab beschikbaar te stellen aan haar partners, onder voorwaarde dat deze partners de uitkomsten inzetten om de toegankelijkheid in de winkelomgeving te verbeteren.
7.5. Niettegenstaande het bepaalde in artikel 7.3 heeft VWS  de verplichting om, indien zij besluit om na het What if Lab een concept verder te ontwikkelen en de geschatte reële opdrachtwaarde lager is dan € 33.000,-, daarvoor allereerst en exclusief in gesprek te gaan met de desbetreffende ontwerper van het concept teneinde te onderzoeken of deze ontwerper het concept verder kan ontwikkelen. Indien VWS, nadat het de mogelijkheid daartoe onderzocht heeft, tot de conclusie komt dat dit, naar maatstaven van redelijkheid, niet tot de mogelijkheden behoort, dan deelt VWS zulks in een met redenen omkleed besluit schriftelijk mede aan de desbetreffende ontwerper. 
7.6. De Deelnemer is aansprakelijk voor schade die VWS lijdt in het kader van het gemaakte ontwerp, indien blijkt dat Deelnemer niet te goeder trouw is geweest bij de totstandkoming van het ontwerp en / of deze inbreuk maakt op een reeds bestaand IE recht en deze inbreuk in redelijkheid aan Deelnemer bekend had moeten of kunnen zijn.
7.7. Indien en voor zover Deelnemer bekend mocht zijn of in de loop van de tijd bekend mocht worden dat het ontwerp of een deel ervan mogelijk inbreuk vormt op een bestaand IE recht, dat dient Deelnemer onderzoek te doen naar de mogelijke inbreuk en wel in zoverre dit in redelijkheid van Deelnemer mag worden verwacht, bijvoorbeeld door het onderzoek doen via internet of via schriftelijke navraag. Deelnemer dient zowel het onderzoek als de uitkomst ervan voor de leggen aan VWS waarna, in onderling overleg tussen Deelnemer en VWS, eventueel noodzakelijk geachte vervolgstappen besproken zullen worden.

Artikel 8: Overig
8.1.
De briefing en deze deelnamevoorwaarden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door akkoord te gaan met de onderhavige deelnamevoorwaarden, verklaart de Deelnemer zich tevens bekend met en akkoord met de inhoud van de briefing.
8.2. Deelnemers zullen te allen tijde rekening houden met de gerechtvaardigde bedrijfsbelangen van VWS en DDF en zich onthouden van gedragingen welke deze organisaties kunnen schaden in materiële of immateriële zin.
8.3. Indien één of meer bepalingen van deze deelnamevoorwaarden niet rechtsgeldig blijken te zijn, zullen de overige bepalingen van kracht blijven. In dat geval zal zo veel mogelijk aansluiting gezocht worden bij de strekking van de te vervangen bepaling.


Artikel 9: Geschillen
9.1.
Op het What if Lab is Nederlands recht van toepassing.
9.2. Eventuele geschillen voortvloeiend uit of samenhangend met het What if Lab worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter te ‘s-Hertogenbosch.

Eindhoven, 16 juli 2020